やらないといけない仕事だらけで何から手を付けたらいいのかわからない。いつも仕事に追われていて、どうしたらいいのかわからない。そんな場合は、本稿で紹介する方法を利用しましょう。
緊急度と重要度の2軸に基づき仕事を分類することで優先度を判断
仕事がいっぱいで何を優先したらいいのかわからない。あるいは、目の前の仕事を片付けることに必死で、期日にはいつもぎりぎりに提出してしまう。たくさん仕事をこなしている割には目立った成果が見られないなど思うことはありませんか？
仕事には取り掛かるべき優先度がありますので、これを考えずに闇雲にやってしまうのは非効率です。
仕事の優先順位管理法である、緊急度と重要度のマトリクスを紹介します。これは世界的な名著「7つの習慣」の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱した管理法です。
ここでは下図の通り、緊急度と重要度の2軸に基づき、4つの領域を用意します。
緊急度とはすぐに取り掛からないと重大な事態へと発展してしまうかどうかを意味します。
重要度の意味は、物事の根底にある事柄に対して長期的に影響を与えるかどうかです。
では、これらの領域の優先順位について紹介していきましょう。
イ）緊急かつ重要な仕事
最優先で取り組まなければならない仕事です。期限内に確実に完了できるように注力します。この領域の仕事が大量にある場合は別の人にお願いすることも視野に入れましょう。
ロ）重要だが緊急ではない仕事
実は2番目に優先すべき仕事です。急いでやる必要がないので、後述するハ）の領域より後回しにしがちです。しかし、こちらの仕事を優先できるように時間を配分していきましょう。また、こちらを放っておくとイ）の領域、つまり緊急になることも多々あります。
ハ）緊急だが重要ではない仕事
緊急ですので優先して取り組みがちですが、優先度的には3番目になります。重要ではないので長期的には影響を与えにくいため、目立った成果が見られないという場合、こちらにばかり注力しているのではないでしょうか？
ニ）緊急でも重要でもない仕事
最も低い優先度の仕事です。時間をかけることなくさばいていきましょう。また可能なら自動化による効率化や、そもそも不要の可能性があるため止めてみるのも手です。
具体的な優先度決めでの重要な考え
緊急か重要かのマトリクスがあるのはわかったけど、具体的にどうやって4つの領域に割り当てるのかわからない。あるいはこれまでにも聞いたことがあるけど実際には割り振れなかった。
こんな場合は次のどちらかの観点を追加してみてください。
- 会社の収益にどの程度影響を与えるのだろうか
- 今後の自分のキャリア構築にどの程度影響を与えるのだろうか
客先からの問い合わせ対応の場合、緊急であることはわかるけど重要かがわからないです。
そこで、「会社の収益」の観点を加えてみましょう。もし、客先が今まさに売り込みをしているところからでしたらどうでしょう。この対応結果次第で失注なんてしたら売り上げがなくなりますよね？
あるいは保守段階で運用している客先からでしたら、重要ではありません。
別の例として、会社が提供してくれるマネジメントセミナーへの参加を考えてみましょう。会社が用意してくれているので、重要であることはわかりますが緊急かどうかはわからないです。「自分のキャリア構築」の観点で考えてみると、もし今後管理職側にキャリアを進めたい場合でしたら今すぐ受けなければならないです。他方で現状のキャリアでいいのであれば今は不要でしょう。
緊急度と重要度のマトリクスに基づいて、仕事の優先度を判断してから仕事に取り掛かりましょう。
4つの領域を仕事に取り組むべき順番に並べると、イ）緊急かつ重要、ロ）重要だが緊急ではない、ハ）緊急だが重要ではない、ニ）緊急でも重要でもないになります。
どの領域に分けるか判断に悩んだ場合は、１．会社の収益に影響を与えるかか、２．今後の自分のキャリア構築に影響を与えるかを追加しましょう。
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