仕事を周りに依頼する仕事術!単位時間当たり生産性把握の重要性とは?

ビジネス一般

「この作業自分よりも、あいつのほうが得意なんだよな。でも頼むのは忍びないし」と思うことありませんか?こういった場合どうするのがいいのでしょうか?

得意なことを得意な人にしてもらえるように、自分と他人との単位時間当たりの生産性を把握しましょう。

例えば、ある内容についての発表を任された場合を考えます。競合他社との比較による、自社の優位性調査であったり、製品開発における最適な組織体制とその実現方法であったり、担当になった内容は様々です。発表とありますが、会議でただ説明するのが業務ではありません。

この仕事には、発表内容を補足する資料の収集、発表内容を論理立て、発表資料の作成と推敲、発表練習と実際の発表の、計4つに大別できます。自社の優位性調査において説明すると下記の通りです。資料収集では、まず競合他社とは、その特徴とは、どういった実績があるのかなどを集めることになるでしょう。論理立てでは、発表時に何を伝えたいのか、そのために不要な必要は思い切って捨てる、どういう順序で説明すれば伝わるのかなどを考えます。資料作成では立てた論理の通りを表現することになります。参加者に視力の悪い方や遠くから資料を見られる可能性があるなら、文字のサイズは大きくしておかないといけないでしょう。発表では抑揚よく説明し、重要なところは声を張ることになるでしょう。

大きな仕事を分解しより粒度の小さい作業にできたら、各作業にて得意な人にお願いしましょう。資料を集めるのが漏れなく早い人、発表資料を作成するのが早い人など得手不得手は人によって様々です。早く精確にできる、生産性の高い人にどんどん依頼しましょう。もちろん、逆に依頼されたら、無理のない範囲で了承しましょう。持ちつ持たれつの精神です。

もし、全部をお願いできない、時間的に厳しいということなのであれば、たとえば最初か最後の作業について依頼するといいでしょう。資料収集であれば、最初の作業は何が必要でそれはどうやったら見つけることができるのかになりますし、最後の作業は資料に抜けや漏れがないかを確認してもらうことになります。論理立てであれば、最初の作業は何を伝えたくてどういう流れにするのかになるでしょうし、最後の作業は構築した論理に矛盾や破綻がないかを検証してもらいます。自分一人では気づかなかった視点や考えを取り入れることで高い成果を得られるでしょう。

会社というのはそもそも、同じ指針に向かって作業を支えあい、得意分野の異なる個人の集合体・組織のことです。組織には、経理、人事、営業、開発、運用・保守、広報などの役割があります。一人がすべてを担当するのはできないですし、一つの役割を一人で担うのも困難です。開発という枠組みでも、要求・要件定義、内部・外部設計、実装・試験といった領域があります。それぞれにおいて得意な人は必ずいます。同じ作業でも、1時間で終わる人もいれば2時間以上かかる人もいるでしょう。


仕事の一部である、作業全部を依頼、もしくは最初か最後に助力を得られるように、同僚の得意なことを把握しておきましょう。会社はほかの人との助け合いによって成り立っていますので、どんどん周りを頼っていきましょう。反対に自分に対して依頼されたら特段の理由がない限り了承するようにしましょう。

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