【仕事術】仕事の早い人での時間管理法とは!?緊急度と重要度のマトリクスの具体化

ビジネス一般

緊急度と重要度のマトリクスで判断した優先度に基づいて、仕事をしていても割り込みなどで集中できず終わらない。でも周りには早く仕事の終わっている人もいる。こんな場合、どうしたらいいのでしょうか。

1日の中での仕事の優先度はコンテキストを考慮して判断しましょう。

緊急度と重要度のマトリクスを利用して、仕事の優先度を付けられるようになりました。しかし、緊急かつ重要な仕事をしているのに途中会議があって中断させられたり、重要だが緊急ではない仕事を移動中の空いた時間にしてもなんか効率がよくない。あるいは、受信したメールについて、ついつい返信してしまい、いつの間にか時間が経ってしまっていたことないでしょうか。結果として、1日の仕事が勤務時間通りに終わらないことはあるでしょう。実は、緊急度と重要度のマトリクスに基づいて決めた優先度に応じて仕事をこなしていてもうまくいかないことがあります。

仕事の優先度のみならず、それを取り組む際のコンテキストを考慮に入れる必要があります。コンテキスト(context)とは、状況や環境を意味します。先ほどの例では、会議の時間が迫っている、次の商談に向けた移動を挟む、散発的にメールを受信するといった状況になります。このような状況において、会社あるいは自宅の机の前で集中しているのと同じ生産性になるはずがありません。絶対的に机の前のほうが集中でき、高い成果も見込めます。

集中できる環境では成果の求められる重要な仕事を、そうでない環境では頭を使わずにこなせる仕事を進めていきましょう。また仕事を進めていく際には時間帯も大切になります。朝は思考がはっきりしているためアウトプットに関わる仕事に適しています。昼食を挟んだ後は集中力が低下しているため、機械的にこなせることを実施すると頭がさえてきます。夕方以降には新しい情報をインプットできる仕事をしましょう。

重要な仕事に取り組む際には長時間集中できる状況を用意しましょう。例えば、30分の空きが6つある計3時間と、連続した3時間とでは集中の差から成果にも差が出ます。前者では、途切れた集中を取り戻す時間が加わるため、仕事が終わらない場合もあります。このため、連続した時間を確保できるように1日の時間を調整することを検討しましょう。あるいは30分の空きで完了できる内容にまで仕事を分割して対応しましょう。人は仕事内容を散発的に切り替えながら取り組むことは向いていません。メールの返答も、1日1回、あるいは朝・夕方の2回にするといった集中できる状況を用意してみてはいかがでしょうか。


緊急度と重要度のマトリクスで判断した優先度に基づいて仕事しても、一向に終わる気配がない場合の対応方法について紹介しました。それは実際に仕事する状況や環境であるコンテキストを考慮に入れて1日の時間配分をする方法です。例えば、移動中と社内・自宅の卓上では集中力に差があります。重要な仕事は集中できる状況で、そのほかの仕事は空いている時間に対応することが早い仕事に不可欠です。このコンテキストを確保する取り組みも始めてみてはいかがでしょうか。

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